13.09.2018

Jak walczyć z nudnymi prezentacjami? Humorem, konkretem, wnioskami

Większość z nas drży na myśl o przedstawianiu prezentacji przed większą grupą słuchaczy. Nie dlatego, że opracowany materiał nie jest starannie przygotowany. Nie dlatego, że nie powtarzaliśmy prezentacji „na sucho” przed lustrem w domu. Dlatego, że po boimy się oceny naszej pracy. To zależnie od niej, osiągniemy sukces i zdobędziemy klienta lub polegniemy i zanudzimy słuchaczy slajdami z dziesiątkami punktów, każdy ważny a niektóre nawet kluczowe!  Wszyscy byliśmy w sytuacji, że słuchacze przysypiali, patrzyli w telefon lub po prostu czekali na koniec spotkania. Jak skupić uwagę słuchaczy, czy wręcz spowodować, że się zaangażują w prezentację?

Oglądając od lat prezentacje TEDx, mając w dłoniach książkę „Slajd:ologia” Nancy Duarte, którą niektórzy uznają za święty manuskrypt świata prezentacji, czy tworząc prezentacje dla klientów z różnych branż lub na rzecz konferencji i warsztatów dla większej liczby uczestników, wiemy jaki typ prezentacji przyciąga – a jaki odrzuca. Prezentacja ciekawa, interesująca – wciąga odbiorcę. Aby „dowieźć” taką, wystarczy zastosować kilka technik i rozwiązań, które opisaliśmy niżej w kilku treściwych punktach.

Wnioski, rekomendacje, rozwiązania

Co ma wyniknąć z materiału, który przedstawisz? Najlepiej zacząć z pustą kartką, na której spiszemy jaki interes mają odbiorcy w wysłuchaniu naszej prezentacji, jakie są 3-4 kluczowe wnioski z przedstawionego materiału oraz co dlaczego w ogóle zabraliśmy się za tę pracę? Dzięki tym ustaleniom łatwo będzie ocenić, czy dany slajd wnosi coś do prezentacji.

Zakuj, zalicz, zapomnij?

Nie. Zapamiętywanie tekstu, danych i ich kolejności, świadczy o wyuczeniu materiału, nie o jego znajomości. Jeżeli nie czujemy się komfortowo z materiałem i nie rozumiemy tych 3-4 kluczowych wniosków, oznacza to że jesteśmy niekompetentni w tym obszarze i nie powinniśmy go prezentować.  To o wnioskach powinniśmy być wstanie swobodnie rozmawiać, bronić ich argumentami. To wokół nich powinny być rozpisane dodatkowe informacje. Dzięki temu nie zatniemy się przed słuchaczami – przecież znamy temat, prezentację i wiemy o czym rozmawiamy.

Siła argumentu, nie argument siły

Naszej opinii na dany temat nie możemy forsować. Nawet jeżeli jesteśmy do niej w pełni przekonani. Spotkawszy się z oporem, naturalną reakcją będzie pozycja obronna. A taka sytuacja łatwo może wywołać konflikt. Popieranie prezentowanych rozwiązań argumentami, które przemówią do odbiorcy to kluczowe elementy każdego materiału. Tym bardziej, jeżeli są poparte twardymi danymi. Tyczy się to ubiegania o podwyżkę, pitchowanie klienta, prowadzenie warsztatów ze studentami – przemawiają powody, które możemy zrozumieć i z którymi potrafimy się utożsamić.

Nic co ludzkie, nie jest mi obce

Rozmawiając ze nerwową osobą, czujemy pewien dyskomfort. kiedy ktoś dzieli się z nami swoimi szczęśliwymi wspomnieniami, czujemy w stosunku do tej osoby pewien rodzaj empatii. Jeżeli podczas prezentacji będziemy się uśmiechać, prowadzić narrację poważną, ale przeplataną humorem, żartobliwymi akcentami, zdobędziemy przychylność publiki. Nikt nie lubi suchych, formalnych, korporacyjnych wywodów trwających godzinami.

W reklamach Polacy najbardziej cenią sobie (jeżeli cokolwiek) humor – bo kto nie lubi lekkiego zastrzyku endorfiny?

Krótko i na temat – prezentacja a test windy

Jeżeli meritum prezentacji nie jesteśmy w stanie przedstawić w 15-30 sekund, oznacza to że prawdopodobnie nie ma ona puenty, a wnioski są różne i niekoniecznie konkretne. Możemy zastosować się np. do metody, którą opracował Guy Kawasaki 10-20-30. Według niej prezentacja powinna składać się nie więcej niż z 10 slajdów, trwać nie dłużej niż 20 minut (patrz prezentacje TedEx 10-20 minut) i tekst powinien być nie mniejszy niż 30stka. Lepiej jest rozmawiać o prezentacji ze słuchaczami po 20 minutach, niż przez pełną godzinę spotkania zalewać ich informacjami, które można streścić w kilku wnioskach.

Podsumowując, podsumujmy. Pożegnamy się w drzwiach.

Na końcu pozostawmy slajd podsumowujący – kilka punktów, z którymi chcemy pozostawić słuchaczy, obrazki które reprezentują ideę o której mówiliśmy, wykres który świadczy o zmianie o którą się ubiegamy. Slajd „dziękujemy za uwagę” to wytwór innej epoki. Ten widok może „wisieć” długo, ponieważ to z nim chcemy zostawić odbiorcę, jak i o tym chcemy
z nim rozmawiać.

Coś jeszcze?

Poniżej pozostawiamy kilka „tricks & tips” prowadzenia prezentacji. Możliwe, że wdrożenie jednego z nich będzie tym działaniem, który przy najbliższej prezentacji przeważy szalę na naszą korzyść?

• gestykulacja to miecz obusieczny – należy z niego korzystać, ale uważnie
• kontakt wzrokowy – każdemu należy się uwaga, nie tylko prezesowi
• nie czytaj slajdów – korzystaj z podglądu na drugim monitorze
• przetestuj, czy prezentacja działa – zanim wszyscy się zjawią
• nie przepraszaj  powodem przeprosin może być jedynie spóźnienie
• postaw się w roli słuchaczy – pozwala to zweryfikować materiał, czy chciałoby się tego słuchać
• zwolnij – nie od razu Rzym zbudowano. Galop przez slajdy oznacza, że nie warto było ich przygotowywać.